Sắp xếp công việc và duy trì lịch trình hiệu quả sẽ giúp bạn thực hiện công việc suôn sẻ, nhẹ nhàng và đạt được nhiều thành công. Đồng thời, cách này cũng giúp bạn tạo thói quen sống ngăn nắp, có kế hoạch, bình tĩnh hơn khi xử lý các vấn đề phát sinh trong tương lai. Nếu bạn đang không biết cách sắp xếp công việc và lịch trình như thế nào, hãy tham khảo một số chia sẻ của chúng tôi dưới đây.
Nguyên tắc thời gian khi sắp xếp công việc hiệu quả
Hầu như ai cũng biết một ngày bạn sẽ phải làm những việc gì, nhưng không phải ai cũng sắp xếp chúng, làm hết công việc đó một cách trọn vẹn. Đôi khi, những công việc không quan trọng, khá ít thời gian nhưng bạn lại tốn cả ngày trời để hoàn thành chúng. Thật tốn kém thời gian và hiệu quả thấp đúng không?
Thời gian là chìa khóa của thành công, nếu bạn biết cách quản lý thời gian và tận dụng tốt 24 giờ mỗi ngày, mọi việc sẽ được hoàn thành đúng tiến độ, bạn sẽ thấy bạn làm được nhiều việc hơn trong một ngày. Lợi ích cũng từ đó mà đạt được nhiều hơn. Kỹ năng sắp xếp công việc khoa học là một thứ cần thiết trong công việc nếu bạn muốn được coi trọng, dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp của mình.
Để các mục tiêu được hoàn thành tốt, bạn hãy đưa ra những quyết định kỹ lưỡng, chuẩn xác và bắt tay thực hiện từng bước. Muốn đi đúng hướng, hãy áp dụng các nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc 5 phút đồng hồ để lên kế hoạch cho 1 ngày làm việc. Hãy liệt kê các công việc bạn cần làm trong 1 ngày ra, quyết định ưu tiên việc nào trước việc nào sau, và tiến hành làm.
- Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ, chỉ 1 phút lơ đễnh có thể tạo ra nhiều nguy cơ. Bởi vậy, hãy tập trung cao độ.
- Nguyên tắc 5 phút để kết thúc 1 ngày làm việc bằng cách đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm. Tự nhìn nhận kết quả, nhận thức thiếu sót tồn đọng và rút kinh nghiệm.
Cách sắp xếp công việc và duy trì lịch trình hiệu quả
Đừng để thời gian trôi đi một cách vô ích, hãy chuẩn bị cho mình một cuốn lịch (giấy hoặc điện tử) và bắt đầu sắp xếp công việc khoa học ngay thôi nào!
Bước 1 – Lên danh sách chi tiết các việc cần làm
Việc đầu tiên bạn cần làm đó là liệt kê hàng loạt những công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc, nắm rõ những việc cần làm và quản lý thời gian tốt hơn.
Bước 2 – Sắp xếp theo mức độ ưu tiên
Công việc thì có rồi, vậy làm cái nào trước, cái nào sau? Đây mới là vấn đề. Hãy xác định mức độ quan trọng của từng công việc của bạn. Việc nào cần làm ngay, việc nào có thể trì hoãn, việc nào quan trọng hơn? Hãy sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên từ cần nhất, quan trọng nhất cho tới các mức ưu tiên tiếp theo. Trình tự ưu tiên tùy thuộc vào bản thân bạn.
Bước 3 – Phân bổ thời gian từng công việc sao cho hợp lý
Phân bổ thời gian hợp lý giúp kế hoạch của bạn được thực hiện tốt nhất, hiệu quả cao và hoàn thành tốt công việc trong một ngày. Thời gian cho từng công việc tùy mức độ quan trọng, lượng công việc. Bạn hãy tự ước tính thời gian cần để hoàn thành công việc đó, cái nào mất thời gian bao lâu, hãy ra một khoảng thời gian có thể hoàn thành. Ví dụ: Bạn lên lịch sáng tập thể dục 30 phút, học 2 tiếng, dọn nhà 1 tiếng, làm việc 2 tiếng,…
Điều quan trọng là việc chia thời gian hợp lý để hoàn thành lượng công việc. Và tốt nhất, bạn nên tính toán thời gian cho mọi việc, ngay cả đi xe tới trường, đến cơ quan, đi ra ngoài, ăn uống,… Xác định càng chi tiết, bạn sẽ càng nắm bắt mọi kế hoạch trong lòng bàn tay.
Bước 4 – Tối đa hóa thời gian
Tận dụng tối đa hóa thời gian tức là vào những khoảng thời gian trống, bạn có thể sử dụng để tiến hành những công việc với thời gian hoàn thành phù hợp. Ví dụ: trong thời gian đợi khám, bạn có thể check mail, trả lời tin nhắn khách hàng, nghiên cứu thêm về các công việc sắp làm,… Như vậy, bạn sẽ nhanh chóng thực hiện xong công việc và thấy ý nghĩa hơn nhiều.
Bước 5 – Dành khoảng thời gian dự phòng cho mỗi công việc
Cuộc sống luôn có những phát sinh không ngờ tới, bạn sẽ không thể kiểm soát được mọi điều xảy ra. Bởi vậy, đừng quên để một khoảng thời gian dự phòng cho mỗi việc.
Bước 6 – Hạn chế sự gián đoạn
Nhằm giúp công việc thực hiện và hoàn thành đúng kế hoạch, thậm chí là trước deadline, bạn nên tập trung vào nó, hạn chế sự gián đoạn bởi những tác động không cần thiết. Ví dụ: tắt âm điện thoại, tránh thường xuyên di chuyển, chọn cho mình không gian yên tĩnh, thoải mái,…
Bước 7 – Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc
Với sự phát triển của công nghệ, bạn không cần suốt ngày mang theo cuốn lịch giấy, hãy áp dụng các công cụ, ứng dụng hỗ trợ ngay trên điện thoại. Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc hỗ trợ bạn sắp xếp, theo dõi công việc, báo nhắc thực hiện như Todoist, Notion, Google Task… app vừa đơn giản, tiện lợi và dễ dàng sử dụng. Sử dụng các ứng dụng để hỗ trợ sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp công việc hiệu quả hơn và nếu bạn chưa biết sử dụng phần mềm nào trong vô vàn phần mềm trên thị trường thì bạn có thể tham khảo qua https://mona.media/phan-mem-quan-ly-du-an-cong-viec/
Bước 8 – Đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành
Với những công việc đã hoàn thành, bạn đừng quên note lại để tránh làm lại từ đầu. Đồng thời, cách này sẽ giúp bạn nhận biết công việc tiếp theo phải làm dễ dàng hơn.
Bước 9 – Điều chỉnh lại lịch làm việc (nếu cần)
Sau mỗi lịch trình công việc được hoàn thiện, bạn hãy xem lại, những công việc nào chưa đúng deadline, cái nào có vấn đề, tại sao lại có vấn đề như vậy? Nhìn nhận lại mọi việc và làm rõ chúng sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh để kế hoạch sát thực tế, hợp lý và tiến hành đạt hiệu quả cao hơn.
Một số mẹo giúp bạn làm việc thoải mái và hiệu quả hơn
Lên kế hoạch là một chuyện, làm sao để thực hiện tốt như đúng kế hoạch thì phải xem ý thức tự giác và động lực của bạn. Đôi khi, cách sắp xếp công việc và duy trình lịch trình thời gian đầu có thể khiến bạn cảm thấy áp lực và khó khăn. Hãy cố gắng và thử áp dụng một số mẹo hay dưới đây, bạn sẽ thực hiện lịch làm việc thoải mái, đạt hiệu quả tốt hơn.
Dậy sớm vào đầu tuần
Với những người làm việc căng thẳng, đặc biệt là dân văn phòng thì tình trạng mệt mỏi, nhớ trước quên sau biểu hiện cực rõ ràng. Lại thêm áp lực từ việc lập kế hoạch công việc khiến mức độ căng thẳng càng lên cao.
Vậy, hãy giảm thiểu căng thẳng bằng việc dậy sớm ngày đầu tuần nhé. Nghe có vẻ điên rồ. Nhưng sau 1 ngày nghỉ lấy lại tinh thần, bạn dậy sớm hơn một chút, chuẩn bị chu toàn mọi thứ cho tuần mới, vậy thì công việc có phải nhẹ nhàng hơn rồi không?
Tưởng tượng về ngày thứ 3
Chúng ta thường bị áp dụng quá độ về ngày thứ hai đầu tuần. Tinh thần vẫn còn tư tưởng vấn vương ngày nghỉ và chưa thực sự tập trung. Và rồi công việc bị dồn nặng nề ở ngày thứ ba. Cảm giác áp lực lớn nhất chính là thời gian ngày thứ 3, khi bạn đã đối diện với hiện thực bắt đầu vào guồng công việc.
Nghiên cứu cũng cho thấy, 10 giờ sáng ngày thứ 3 là thời điểm công việc áp lực nhất, thần kinh căng thẳng, đôi khi người làm phải tranh thủ cả giờ nghỉ trưa. Các chuyên gia khuyến cáo thời gian này, bạn nên thực hiện bài tâm lý nhỏ. Hãy chọn một không gian yên tĩnh, nhắm mắt, hít thở sâu 10 – 20 lần.
Mỉm cười vào ngày thứ 4
Nếu thứ 3 bắt đầu lên dây cót thì thứ 4 chính là ngày tiếp nhận nhiều thông tin nhất, công việc gia tăng đồng nghĩa tâm trạng xuống dốc. Nhưng bạn hãy xốc lại tinh thần, mỉm cười và đón nhận công việc bằng tâm lý thoải mái, cổ vũ bản thân hoàn thành tốt theo lịch trình kế hoạch đã đề ra.
Tạo không gian làm việc thoải mái ngày thứ 5
Ngày thứ 5 được nhiều người ví von là đêm tối trước bình minh. Một ngày mệt mỏi và hiệu quả công việc kém nhất. Mọi sự căng thẳng từ đầu tuần tích tụ đến ngày hôm nay.
Tránh trường hợp bùng phát trước ngày nghỉ, hãy trang bị thêm một số đồ vật, tạo một không gian làm việc thoải mái. Một chiếc đèn xinh xắn, một bó hoa hay chậu cây xanh hay đơn giản nghe 1 bài hát sẽ giúp bạn cảm thấy thư thái hơn.
Coi thứ 6 như thứ 2
Ngày thứ 6 sẽ là ngày hứng khởi nhất khi mà chỉ sau ngày này, bạn sẽ được thả sức nghỉ ngơi rồi. Và tâm trạng tốt công việc cũng hiệu quả hơn. Nhưng tốt nhất, bạn hãy coi thứ 6 là thứ 2, tiết chế cảm xúc, đừng để sự thư giãn thả lỏng quá mức khiến công việc không hoàn thành tốt, lại gây tâm lý căng thẳng vào ngày thứ 2.
Thứ 7 tập trung lên kế hoạch công việc tuần mới
Ngày cuối cùng làm việc với nhiều người. Đây hẳn là một ngày nhẹ nhàng hơn sau 5 ngày làm việc hết sức. Sau khi hoàn thành cơ bản công việc của tuần rồi, bạn có thể ngồi xuống, tập trung lên kế hoạch cho công việc tuần mới rồi. Và sau đó, hãy bắt đầu ngày nghỉ cuối tuần thôi!
Thư giãn ngày nghỉ cuối tuần, chuẩn bị tuần làm việc mới năng động
Ngày chủ nhật sẽ là ngày thư giãn nhất cho dân công sở khi không phải lo lắng công việc. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức giải trí như gặp gỡ bạn bè, nhậu nhẹt, xem phim,… Nhưng chỉ nên diễn ra từ tối thứ bảy đến trưa chủ nhật thôi nhé. Từ chiều chủ nhật, hãy hồi sức năng lượng, tạo sự sảng khoái, bổ trợ sức khỏe để bắt đầu đón chào tuần mới.
Lập kế hoạch không chỉ cho từng ngày, từng tuần, bạn nên có kế hoạch cho cả tháng, quý, thậm chí nửa tháng và một năm hoặc xa hơn vài năm. Mỗi kế hoạch sẽ là một mục tiêu để bạn cố gắng thực hiện. Từ kế hoạch lớn tới kế hoạch nhỏ. Thực hiện từ cái gần tới cái xa. Sắp xếp công việc và duy trì lịch trình hiệu quả sẽ khiến bạn làm việc khoa học hơn, gặt hái nhiều thành công trong tương lai. Hãy bắt tay vào và kiểm chứng kết quả nhé.
Xem thêm : Lý do nên chọn học trực tuyến thay vì đến giảng đường, Kinh nghiệm tự học lập trình cho người mới